Ajťák Josef zdědil projekt, který nebyl jeho. SuperSystem měl být záchranou firmy ABC s.r.o., ale rok po implementaci nefungoval. Investice 2 miliony korun, výsledek žádný – jen prst mířící na IT. V tomto příběhovém článku se dozvíte 10 zásadních chyb, kterých se firmy při nákupu a realizaci softwarových projektů dopouštějí. A hlavně – jak se jim příště vyhnout.
Josef byl ajťák každým coulem. V ABC s.r.o. fungoval jako spolehlivý ochránce systematiky – klidný, schopný, nepostradatelný. Až jednoho dne dostal na stůl projekt, který v jeho světě změnil naprosto všechno. Byl to SuperSystem.
Velké modulární řešení, které mělo sjednotit firemní procesy a katapultovat ABC do světa digitální efektivity. Původně ho táhl odborný útvar – konkrétně logistika. Jejich šéf byl schopný tahoun, který věděl, co chce, a měl jasnou vizi. Ale ten člověk z firmy odešel.
A protože v názvu figurovalo slovo software, celý projekt „logicky“ převzalo IT. Jenže IT nemělo zadání, nemělo byznys priority, a nový šéf logistiky Petr o projektu mluvil jen s nechutí. Systém už byl nainstalovaný, zálohy dodavateli zaplacené, ale nikdo ho nechtěl. Byl jako opuštěný vlak ve stanici, který sice nikdo nechce řídit, ale všichni se ptají, proč vlastně nejede.
Majitelé bouchli do stolu: „Investovali jsme 2 miliony – kde jsou slibované výsledky?“
Zákon padajícího listu zafungoval a prst se obrátil na Josefa. „To je přece software, ne?“
Josef věděl, že v tomhle kolotoči nevydrží, pokud nenastolí nový řád. Takže se pustil do práce.
A udělal to nejzásadnější: pozval nového vedoucího logistiky Petra na kávu. Ne s cílem hodit mu projekt na krk, ale s nabídkou spolupráce. „Tohle je tvoje šance,“ řekl mu. „Jestli ten projekt dotáhneme, získáš důvěru svých lidí a pevnou pozici ve firmě.“
Josef nabídl podporu, přenechal mu vedení, ale po celou dobu stál v pozadí a kryl Petrovi záda. Logistika dostala opět slovo a věci se konečně začaly hýbat. Znovu sestavili projektový tým. Nastavili pravidla. Jasně rozdělili odpovědnosti a zavedli milníky. Věděli, že projekt musí řídit potřeba – nikoli technologie.
Vypadá to jako snadná cesta, ale cesta k restartu projektu nebyla vůbec jednoduchá. Josef a nový vedoucí logistiky, Petr, museli čelit i vnitrofiremním intrikám, které se kolem SuperSystemu začaly točit. Někteří kolegové se nechtěli vracet k „dávno uzavřenému“ tématu, jiní viděli příležitost, jak se zbavit odpovědnosti, a pár jedinců se dokonce obávalo, že funkční systém odkryje jejich staré nedostatky. Navenek sice panovala korektnost, ale pod povrchem to bublalo – pasivní rezistence, tiché bojkoty, schválně zdržované schvalovací kroky, neochota jít s kůží na trh.
Josef musel dělat nejen technického koordinátora, ale i mediátora, psychologa a někdy i krizového vyjednavače. A Petr? Ten si musel tvrdě budovat pozici v oddělení, kde jeho nástup rozhodně nebyl vítán s otevřenou náručí. Přesto spolu vydrželi. Oba věděli, že úspěch projektu není jen o technice – je i o odvaze vytrvat, i když kolem vás občas přituhne a padají stromy.
A navíc… nešlo jen o projekt. Šlo o firemní transformaci. A ta bolí. Když stavíte na zelené louce, jde to snadno – nastavíte pravidla, všichni je přijmou, protože nejsou zvyklí jinak. Ale když se snažíte vnést metodiku tam, kde byl odjakživa chaos, neformální dohody a „cochcismus“, narazíte. Změnit software je jednoduché. Změnit firemní kulturu? To je ten skutečný boj.
1. Nezačínejte bez vize a jasného cíle
Definujte cílový stav a vizi. Ujasněte si, co systém přinese, jak to změříte a kdo za to nese odpovědnost. Jinými slovy: Projekt začněte s myšlenkou na jeho konec. ( Jak se to správně dělá vás naučí náš partner FranklinCovey)
2. Nenechávejte řízení na nikom a na všech
Přiřaďte odpovědnost, držte roli lídra. Projekt musí mít vlastníka na straně byznysu. Jinak končí u IT, které jen hasí požáry.
3. Neodmítejte dokumentaci jako byrokracii
Pište zápisy, sledujte verze, dokumentujte klíčová rozhodnutí. Bez dokumentace vám zbydou jen vzpomínky a frustrace.
4. Nečekejte disciplínu od ostatních, když ji sami nedodržujete
Zaveďte kulturu zápisů a jasných závěrů. Ústní dohody? Ne. Každé jednání musí mít výstup, každé rozhodnutí svého vlastníka.
5. Neobcházejte uživatele
Zapojte uživatele od začátku. Uživatelé musí vidět přínos. Ukažte jim, jak systém řeší jejich potřeby. A ještě lépe – nechte systém implementovat lidi, kterých se dané procesy týkají. Jejich zkušenost je klíčem ke smysluplnému řešení.
6. Neberte modularitu jako výmluvu pro nekonečné rozšiřování
Uzamkněte verzi 1.0 a spusťte ji. Než začnete vylepšovat, nejprve doručte něco funkčního. Pak teprve sbírejte nápady.
7. Nevěřte, že kritika = vedení
Podporujte lídry s nadhledem. Hledejte lidi, kteří vidí dál než na příští úkol. Kritici bez návrhů jen zdržují.
8. Nenechávejte finance na náhodě
Zaveďte finanční dohled nad projektem. Sledujte rozpočet, faktury i to, co už bylo dodáno. Každý měsíc.
9. Neoddalujte spuštění bez plánu
Naplánujte pevné milníky a držte se jich. A když je musíte posunout, vysvětlete proč a co to ovlivní.
10. Nezanedbejte školení a podporu
Naplánujte školení, připravte podporu. Manuály, krátká videa, helpdesk. Lidé nejsou proti, jen se potřebují zorientovat.
Josef projekt dotáhl. Ne sám, ale díky spolupráci a zdravé dávce diplomacie. Klíčem nebyl software. Byl to člověk, kterému dal důvěru – a který byl ochoten to převzít.
Z projektu IT se znovu stal projekt odborného útvaru. A IT v něm konečně hrálo roli, která mu náleží – partnera, garanta, realizátora. Ne obětního beránka.
A kdyby měl Josef něco vytesat do kamene?
„Software není technický problém. Je to organizační změna. A změnu táhne ten, kdo jí věří – ne ten, kdo ji jen instaluje.“
Naše firma se specializuje na firemní transformace – ať už jde o zavádění nových systémů, změnu projektového řízení nebo kultury spolupráce napříč týmy. Pomáháme firmám zvládnout přechod od chaosu k udržitelnému systému. Věříme, že technologie sama nestačí – úspěch stojí na lidech, procesech a odvaze dělat věci jinak.
