V oblasti IT managementu je častým tématem rostoucí složitost systémů a její dopad na koncové uživatele. Přestože se designéři snaží prostředí zjednodušovat, tento fakt výrazně ovlivňuje úspěšnost implementace kteréhokoliv systému v kterékoliv firmě.
Tohle obecné pravidlo platí. Věřím, že jej nezdolá ani umělá inteligence. Nikoliv proto, že by pro řešení složitých problémů byla málo výkonná, ale kvůli tomu, že o ní ve skutečnosti vůbec nejde. Schopnost člověka akceptovat změnu, která má primárně cíl ovlivnit jeho chování je pravidlem limitována. Jinými slovy, na sílu firemní kultury bude i umělá inteligence krátká.
S narůstajícím počtem funkcí systémů se zvyšují nároky na uživatele. Příkladem může být známý MS Excel. Přestože je výkonným nástrojem s mnoha funkcemi, mnoho z nich je často nevyužito, protože uživatelé nemají dostatečné znalosti k jejich použití. Pokud uživatelé plně neporozumí funkcím používaného systému, ztrácí produktivitu stejně, jako když neumí efektivně využít funkce v MS Excel. V tomto případě budou trávit dlouhý čas ručními úpravami a přepisy tabulek. Ve výsledku nesete licenční náklady za něco, co ve firmě nevyužíváte, a ještě platíte za promarněný čas. Je to nejen neefektivní ale pro vás i nákladné.
Toto plýtvání lidským potenciálem je přímým důsledkem nízké úrovně znalostí uživatelů. A zcela stejné je to s pokročilými systémy. Také přinášejí mnoho nových funkcí a užitečných vychytávek, ale kdo by je chtěl objevovat, že? Stačí umět jen to, co si pamatuji.
Tento aspekt je často zesílen firemní kulturou, neboť v prostředí, kde existuje strach udělat chybu, se zaměstnanci budou bát experimentovat s novými funkcemi. To v konečném důsledku brání inovacím a pokroku ve firmě. Klíčem k překonání těchto výzev je systematický vzdělávací program. Firma by měla investovat do školení a rozvoje dovedností svých zaměstnanců, aby mohli plně využít potenciál používaných systémů. U zmíněného MS Excel to může znamenat tréninkové moduly na jeho pokročilé funkce.
Vedle vzdělávání je důležitým prvkem skládanky rovněž design uživatelského rozhraní. Systém by měl být navržen s ohledem na intuitivnost a snadnost použití. V pátrání po vyladěném UI vám pomůže zpětná vazba od uživatelů, která je od věky věků neocenitelným zdrojem informací pro iterativní vylepšování systémů.
Ignorování potřeb uživatelů je cesta do pekel, která povede k selhání projektu. Bez ohledu na to, jak je systém technologicky pokročilý, pokud uživatelé neumí, nemohou, nebo nechtějí systém efektivně využívat, jeho hodnota bude pro vaši firmu výrazně nižší, než jste na počátku projektu očekávali.
Právě naslouchání potřebám uživatelů vám pomůže identifikovat oblasti, které vyžadují úpravu uživatelského rozhraní nebo zjednodušení procesu. Tím se ve finále odstraní bariéry pro méně zkušené uživatele a zároveň zajistí rozvoj jejich dovedností.
Úspěch v implementaci systémů leží v harmonizaci mezi technologickými možnostmi a schopnostmi uživatelů, pobrat nové funkcionality. Investice do školení, návrhu uživatelského rozhraní a zpětné vazby jsou klíčové pro vytvoření produktivního prostředí, které plně využívá možností moderních IT systémů.
Až tedy budete uvažovat o implementaci nového ERP systému, myslete na to, jaký dopad na zaměstnance bude mít nasazení nového systému ve vaší firmě a co všechno jste ochotni udělat pro jeho kladné přijetí ze strany uživatelů. Čím sofistikovanější systém nasadíte, tím vyšší budou nároky na jeho obsluhu, přestože očekáváte opak.
